#2 Ou comment retrouver du temps pour ce qui compte vraiment ?

La vie est une sacré joueuse… Mon équilibre a été malmené cette semaine : perte physique d’équilibre, neige et verglas, urgence vétérinaire à caler dans mon agenda pour l’otite de mon chien. Bref, le moment idéal pour parler de productivité. Pas celle qui vous permettra de charger plus votre to-do list, mais celle qui vous dégagera du temps pour les imprévus et surtout pour vous !

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SOMMAIRE DE CETTE ÉDITION 

Introduction

1. Les 4 raisons du surmenage ?
2. 6 techniques de productivité à appliquer dès maintenant
3. Vaincre la procrastination
4. BONUS : Ressources Productivité
5. Sondage : Masterclass

Conclusion

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INTRODUCTION

La digitalisation et l’accélération de nos vies en général ces dernières années met le terme de productivité dans toutes les bouches et en fait un sujet controversé.

Je vois 2 camps très opposés au sujet de la productivité : il y a certains entrepreneurs, managers, accrocs au travail qui le prônent comme outil pour pouvoir en faire toujours plus.

Et il y a les autres. Notamment, les salariés d’entreprises à qui l’ont propose des formations pour optimiser leurs méthodes de travail ou leur temps de travail. Ces formations sont souvent perçues comme une réponse à votre charge de travail trop élevée, à vos plaintes d’être débordé/e, à vos « je n’ai pas le temps ».

A raison, on nous répond souvent : « Tu manques sûrement d’organisation ». Ce qui, en général, a le don de nous faire sortir les crocs ! « Non, je ne manque pas d’organisation ! On me demande simplement beaucoup trop de choses et toujours urgentes ».

Décryptons les raisons de ce surmenage. Je vous propose quelques pistes concrètes pour vous permettre de sortir la tête de l’eau et de prendre du recul sur votre situation.

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1- Les 4 raisons du surmenage ?

1️⃣ Manque de priorisation

 

• Vous êtes salarié/e, manager ou pas, et avez à cœur de tout faire (et bien si possible). Votre liste de tâches s’allonge plus vite que vous ne les traitez.

• Votre manager, lui-même sous pression, ne se rend plus compte qu’il vous en demande toujours plus mais n’est pas forcément clair sur ce qui est vraiment important pour atteindre vos objectifs communs.

💡Je vous invite à clarifier les choses avec lui ou elle.

Quand j’ai pris conscience et accepté que je n’étais ni une super-héroïne ni une personne incompétente, j’ai décidé de définir et de poser noir sur blanc mes priorités (pro comme perso).

A vous d’initier cet échange avec votre manager en reconnaissant que vous ne pouvez pas tout faire dans un temps de travail raisonnable et que vous souhaitez mettre toute votre performance au service de votre entreprise.

Pour cela, vous avez besoin de savoir quels sont les 3-4 objectifs majeurs et établir un plan d’actions pour chacun. Votre N+1 notera votre initiative et votre volonté d’être plus efficace et de faire au mieux pour le business. C’est toujours plus impactant que des plaintes, de la négativité, sans ouverture vers un début de solution.

💡Comment moi j’ai priorisé ?

 

J’avais une fiche d’objectifs pour l’année (souvent liée à l’entretien annuel, aux primes etc).

Je les ai classés de 1 à 5 (par ordre chronologique de priorité) en fonction du % attribué par mon boss à chacun d’eux.

Cela m’a permis d’arbitrer chaque tâche reçue : est-ce qu’elle me permet d’avancer vers un de mes objectifs ?

OUI, le N°1 ? Ca passe en haut de la pile.

NON, pas de lien direct avec mes objectifs ? On oublie et on prévient qu’on ne peut pas s’en occuper. Si vraiment cela nous tient à cœur d’aider un collègue, on propose un créneau ultérieur. Maintenant, ce n’est pas possible.

2️⃣ Mauvaise utilisation des outils

• Manque de formations, de connaissance sur les outils informatiques utilisés au travail ou sur les process mis en place. N’hésitez pas à solliciter des formations.

• Rejet des nouvelles technologies : automatisation, intelligence artificielle… Les temps changent, nous avons plus que jamais besoin de nous adapter et de nous faire aider (même par des robots ! Allez voir le prochain chapitre – point 6 🤖).

3️⃣ Ne pas savoir dire NON

 

• Croyances limitantes : je dois mériter mon salaire, prouver ce que je sais faire, je suis indispensable. Souvent, on accepte toutes les demandes par peur de l’image que l’on va renvoyer, pour paraitre plus pro.

• Ne pas savoir à quoi dire NON : tout est important ! Je vous renvoie vers le manque de priorisation du point 1.

• Peur du conflit, des reproches, de perdre des liens sociaux

💡 Moi qui aidais tout le monde, la première fois que j’ai dit NON a surpris voire contrarié ma collègue concernée. Ca n’a pas été simple pour moi non plus car je savais comment l’aider mais cela aurait été au détriment de mes objectifs prioritaires.

J’aide de plus en plus en expliquant comment refaire la tâche soi-même plutôt qu’en apportant la solution toute prête. En gros, je leur appris à pêcher plutôt que de leur donner du poisson sur un plateau 😉

4️⃣ Ultra perfectionnisme et syndrome de l’imposteur

Le syndrome de l’imposteur est l’idée d’être démasqué/e. Ou plutôt que notre incompétence le soit.

C’est pire encore lors d’une évolution professionnelle ou d’une prise de poste dans une nouvelle entreprise.

💡Quelques pistes pour éviter de tomber dans l’ultra perfectionnisme en réponse à ce syndrome :

 

• Soyez attentif/ve à la demande, ne pas tenter d’en faire trop pour impressionner le demandeur au risque de ne pas rester focus sur ce qui est vraiment important

• Demandez des feedbacks rapides AVANT la deadline, un suivi bref pour vérifier que vous allez dans le bon sens, que vous ne perdez de temps inutilement

• Se fixer un timing et s’y tenir (time-blocking) : je bloque mardi après-midi pour bosser dessus, ni plus ni moins.

• Ne pas peaufiner et proposer 5 versions d’un projet qui n’a pas encore été validé

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2- 6 Techniques de productivité à appliquer dès maintenant

1️⃣ Matrice d’Eisenhower => prérequis : connaitre ses priorités !

Nous avons vu précédemment comment prioriser ses tâches professionnelles.

Pour les tâches personnelles, il vous faut également définir vos 3-4 objectifs mais en fonction de vos valeurs et de vos besoins dans chacun de vos domaines de vie, en privilégiant ceux que vous souhaitez améliorer (couple / famille / finances / vie sociale / développement personnel / santé / loisirs / environnement).

💡Une fois que je n’ai gardé que les tâches faisant avancer mes objectifs (à la fois pro et perso), je les organise selon la matrice d’Eisenhower. Exemple ci-dessous :

2️⃣ Time blocking et Batching

La méthode du batching consiste à regrouper les tâches qui se ressemblent. En effet, il est prouvé que notre cerveau est beaucoup plus efficace quand il répète plusieurs fois la même tâche plutôt que lorsqu’il enchaîne des tâches différentes.

La méthode du time blocking consiste à bloquer du temps à l’avance dans votre calendrier pour effectuer certaines tâches. Selon la loi de Parkinson, une tâche nous prend la durée qu’on a décidé de lui attribuer. Raison pour laquelle, vous avez tout intérêt à délimiter un créneau fixe pour la réaliser.

💡On me dit souvent que j’ai un agenda de ministre ! « Jess, c’est compliqué de placer une réunion avec toi. T’as pas mal de créneaux déjà bloqués ».

Oui, c’est le principe. Je bloque par exemple 3h le mercredi après-midi pour réaliser tous mes posts pour les réseaux sociaux et je les planifie dans un outil dédié (Sprout Social en l’occurrence). Idem à la maison. Je prévois un créneau de 2h 1 samedi par mois pour me débarrasser de toutes les tâches et du tri administratifs.

3️⃣ POMODORO

POMODORO signifie « tomate » en italien (vous savez le petit minuteur de cuisine 🍅).

Cette technique consiste à régler votre minuteur sur 25 minutes pour vous concentrer sur une seule tâche. Alternez avec 5 min de pause. Puis 15 à 30 min toutes les 2h.

💡Pour être encore plus efficace, j’utilise cette méthode cumulée à toutes les autres, surtout le batching.

4️⃣ Les voleurs de temps

Attention au FOMO : Fear Of Missing Out, la peur de rater une info importante ou une opportunité.

Elle nous pousse à garder les yeux rivés sur nos emails, les notifications de notre téléphone et à scroller les réseaux sociaux plusieurs fois par jour.

💡Pour rester concentrée, je mets mon téléphone en mode avion ou en silencieux et/ou je désactive les notifications de certaines applications de loisir. Mais pas celle de mon iPhone qui m’informe de mon temps d’écran avec détails des applications utilisées (âmes sensibles s’abstenir, parfois ça fait peur 😱).

5️⃣ La règle des 2 minutes de David Allen

C’est simple, toute tâche qui prend moins de 2 minutes doit être réalisée sans attendre.

💡Je l’applique souvent pour mes emails reçus en combinant avec une limite de consultation : 2 à 3 fois par jour max (1^ère heure de travail, avant le déjeuner, puis dans l’après-midi mais pas 30 minutes avant de partir en cas d’urgence importante).

6️⃣ ChatGPT et l’AI : ah ba oui j’étais obligée quand même !

L’Intelligence Artificielle s’invite partout et on ne sait pas toujours quoi en penser. Je vous invite ici à en voir les avantages : logiciels d’automatisation des tâches, chatbots, systèmes de réponse automatique (emails/réseaux sociaux) mais aussi ChatGPT.

Il s’agit d’un agent conversationnel (chatbot) utilisant l’intelligence artificielle. ChatGPT est capable de répondre à des questions, de tenir des conversations, de générer du code informatique, et d’écrire, traduire ou synthétiser des textes. La version 4.0 est beaucoup plus aboutie mais la 3.5 gratuite peut déjà vous faire gagner du temps.

Il suffit de lui donner une invite ou prompt, c’est-à-dire qu’une simple question ne vous mènera pas loin. Donnez-lui des éléments de contexte, faites-lui jouer un rôle (« Tu es un chef cuisinier français et étoilé. [max de contexte]. Propose une recette gastronomique à base de poulet, de quinoa et de poivrons »).

💡Exemples d’utilisation : Préparation d’un script vidéo, d’un article de blog, d’un courrier officiel, d’un plan d’actions, résumé et points-clés d’un ouvrage …

💡💡Rien ne remplace le cerveau, la sensibilité et l’intelligence émotionnelle d’un humain alors veillez à relire, adapter, corriger le résultat et à en vérifier les informations cruciales.

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3- Vaincre la procrastination

“Cool tous ces outils mais moi j’ai tendance à tout remettre à demain !!!”

Pourquoi faire aujourd’hui ce qu’on peut remettre à demain ?

Heuuuu c’est une vrai question ? Non désolée 😅

Vous avez toujours mieux ou autre chose à faire …

Il vous manque une info…

Le logiciel ne fonctionne pas aujourd’hui, c’est ballot ça hein…

Attention, au final, vous serez sous très haute pression car vous ferez cette tâche nécessaire mais au dernier moment.

Donc moins de temps pour la faire. Pas le droit aux distractions. Surtout pas d’imprévu. Interdit de demander de l’aide aux collègues, amis ou un feedback intermédiaire au manager puisqu’il vous faudrait leur avouer (clairement ou à mots couverts) que vous vous y prenez à la dernière minute et que vous avez besoin d’un retour pour … « dans 1 heure ? C’est bon pour toi ? ».

Bref, vous avez compris 😉

Mais alors pourquoi vous faites ça ? (On le fait tous)

 

• Je m’en fais toute une montagne, par où commencer ?

• Je ne maitrise pas la méthode, je ne sais pas faire

• Ce n’est pas la partie de mon job que je préfère

Comment s’en libérer ?

 

• Rappelez-vous pourquoi vous faites ça

• Avalez la grenouille !!! 🐸

Dès le matin, on fait la tâche la moins glamour mais peut-être aussi la plus importante de la journée.

• Divisez la montagne en sous tâches

• Mettez en face ce dont vous avez besoin pour la réaliser (recherche web, échange avec un collègue, brainstorming, brève formation avec un collègue plus expérimenté, complément d’infos de votre manager ou du client).Ne bloquez pas, ne vous obstinez pas si vous sentez que vous n’y arriverez pas seul pour X raison !Demandez de l’aide ne fait pas de vous une personne moins compétence mais intelligente, qui ne perd pas de temps et qui aura acquis une compétence supplémentaire (ou le contact d’une personne qui sait le faire en un clin d’œil).

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4- BONUS : Ressources Productivité

Pour vous lancer ou garder la motivation vers plus de productivité, je vous propose 4 ressources complémentaires sur le sujet. Et il y en a pour tous les goûts et tous les sens (ou presque) :

 

• LIVRE : « La 25^e heure – Les Secrets de Productivité de 300 Startuppers qui Cartonnent », de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont.

• PODCAST : « Productif au quotidien » avec Matthieu Desroches

Dans chaque épisode, vous découvrirez des stratégies concrètes pour mieux vous organiser au travail et gagner en efficacité. En plus d’apprendre les secrets d’efficacité des plus grands experts dans le domaine.

• SITE WEB : Laplanificatrice.com et tous ses outils gratuits

Sa promesse ? « Optimiser sont temps sans s’épuiser. Savourer les moments sans culpabilité ».

• VIDEO (Youtube) : David Laroche « Comment améliorer votre gestion du temps ?! »

CEO de Paradox, coach de top performers et conseiller de dirigeants. En France et à l’international, David compte pour clients des champions olympiques, des serials entrepreneurs, des acteurs de cinéma, des chanteurs et docteurs-chercheurs du CNRS.

Sa phrase fétiche pour vous donner une idée : « Nous ne savons pas ce qui est possible ou non, alors agissons comme si tout était possible ».

• La plupart ont également une newsletter à laquelle vous pouvez vous abonner pour rester en veille sur les nouveautés et recevoir des rappels de motivation 🚀.

CONCLUSION

Les techniques de productivité organisationnelle (par opposition aux process industriels) ne sont pas destinées à en faire toujours plus, à faire de la place pour rajouter indéfiniment des tâches à votre to-do list. Elles permettent de répartir et d’alléger intelligemment la charge existante.

Dans votre quotidien privé, « gagner 30min ou 1h par jour », comme le promettent certaines pubs, devrait vous permettre de prendre du temps pour vous et/ou de pouvoir gérer les imprévus de manière plus sereine. Ne vous rajoutez pas des tâches parce que vous gagnez du temps.

Dans votre quotidien professionnel, le temps gagné est destiné à améliorer votre bien-être mental. Travailler plus sereinement, c’est mieux gérer la pression inévitable (des deadlines, des clients …) sans s’en rajouter, c’est être plus efficace, c’est mieux profiter des relations sociales (ne pas être sur ton tel ou la tête ailleurs lors du déjeuner – pris en 20 min – ou à la pause-café), c’est partir du bureau le vendredi avec la fierté et la satisfaction du travail accompli.

C’est peut-être le début de votre équilibre de vie tant fantasmé…

Plus sympa comme perspective pour le dimanche soir quand on pense déjà à sa journée du lendemain non ?

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L’art du coaching en développement personnel est de guider vers l’épanouissement et la réalisation de ses objectifs, accompagné pour dépasser les blocages, croyances, peurs qui vous empêchent de le faire seul.

Je n’ai pas la prétention de savoir ce qui vous convient mais vous OUI !

Je vous aiderai à en prendre conscience puisque c’est incontournable pour vous permettre d’avancer vers la prochaine étape de votre vie.

Envie de tenter l’expérience pour trouver des réponses et apporter de la clarté dans votre envie de changement ou de reconversion professionnelle ?

Prenez rdv avec moi pour en discuter :

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 Vous avez déjà passé le cap vers l’entrepreneuriat mais vous vous perdez dans votre communication ?

Discutons de votre stratégie digitale !

Merci de m’avoir lue jusqu’ici et n’hésitez pas à commenter cet article ou à m’envoyer un email pour me dire si elle vous a plu à : contact@jessicadavidcoaching.com

Bonne réflexion et belle énergie pour cette nouvelle semaine !

Jessica